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Entreprises : pourquoi utiliser des logiciels de facturation certifiés ?

Article publié le vendredi 9 décembre 2022 dans la catégorie Business.
 

Récemment, l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié a été imposée aux entreprises. Un tel outil permet d’être en règle vis-à-vis de la loi des finances par rapport à un contrôle fiscal de routine. Mais qu’apporte-t-il véritablement aux sociétés dans leur quotidien et dans la bonne marche de leurs activités? Est-ce que tous les types de structures sont concernés par l’utilisation d’une telle application? Découvrez la réponse dans cet article.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation certifié?

Le logiciel de facturation certifié est un outil informatique de gestion de clients qui respecte un certain nombre de normes. Il favorise le contrôle de l’administration fiscale parce qu’il peut conserver et archiver les données, en plus d’être sécurisé et inaltérable. Avec cet instrument, la traçabilité des informations de caisse et de vente est garantie. Vous avez aussi l’assurance de la protection de celles-ci contre toute modification intentionnelle ou non.

Contrairement aux outils de facturation habituels, le logiciel de facturation certifié propose une fonction de clôture qui ne permet pas d’agir sur une période antérieure. Cela favorise l’enregistrement des données cumulatives sur au moins un an ou un exercice. Celles-ci sont ainsi archivées sur la durée. Si vous voulez profiter des avantages d’un tel outil, faites un tour sur jlogiciels.fr. Vous y trouverez sans doute le logiciel adapté à votre métier.

Comment savoir que votre logiciel est conforme?

C’est le document de conformité délivré par un organisme accrédité qui prouve que votre application de facturation observe les règles requises. Comme la certification des outils de gestion comptable dure souvent, l’administration fiscale a autorisé la délivrance d’attestations individuelles par les fournisseurs. Dans ce contexte, ils sont les seuls responsables devant la loi du respect ou non des normes légales par les applications qu’ils mettent à la disposition des sociétés.

AFNOR est par exemple un organisme accrédité qui établit aux éditeurs des certificats attestant de la qualité et de la conformité des logiciels de facturation qu’ils proposent aux entreprises. Ces dernières sont ainsi sereines lors du passage de l’administration fiscale pour un contrôle de compatibilité informatisée. Généralement, les contraintes qualité de la norme internationale ISO 2505 sont aussi vérifiées à travers la certification. Il s’agit de la prise en compte de la validation du produit et des méthodes de tests.

Quelques avantages des logiciels de facturation certifiés

Les entreprises sont obligées d’adopter des outils informatiques de gestion de factures parce que les méthodes traditionnelles ne font plus l’affaire. Il faut néanmoins qu’elles montrent leur bonne foi en choisissant un logiciel certifié. Cela leur permettra de respecter les règles de l’administration financière. Une telle application leur apporte certains avantages qu’il est nécessaire de connaître avant toute décision d’achat.

Centralisation de la base de données client

L’une des toutes premières raisons de l’acquisition d’un logiciel de facturation certifié par une entreprise est sa capacité à centraliser la base de données client. Grâce à cet outil, l’ensemble des fiches qui renseignent sur les différents partenaires d’une société sont regroupées. De façon claire, les informations indispensables comme les conditions tarifaires négociées, les modalités de facturation, la TVA applicable et l’adresse sont répertoriées.

Le logiciel de facturation certifié est un outil qui vous évite les doublons, garantissant ainsi l’unicité des données avec un bon paramétrage. Il est compatible avec d’autres applications comme les logiciels de gestion commerciale ou de comptabilité. Cela vous permet de prévenir la répétition des mêmes tâches en ce qui concerne les renseignements sur les clients. Il est indispensable que le système de facturation que votre entreprise achètera puisse avoir cette fonctionnalité.

Respect des règles de facturation

Un excellent logiciel de facturation certifiée respecte un minimum de normes législatives et règlementaires en vigueur. Il identifie l’entreprise, permet l’application de la TVA et indique la date d’émission. Un bon outil d’encaissement précise le délai de paiement et le taux de pénalité en cas de retard. Ce sont des mentions obligatoires qui doivent apparaître d’après les exigences de la loi. Ce n’est pas tout.

Une bonne application de facturation certifiée fournit une seule séquence chronologique continue sans trous comme numéro unique à chaque bordereau émis. Elle produit un avenant pour corriger les factures mal établies au lieu de les supprimer. La bonne classification des factures est aussi une règle importante à respecter.

Il faut surtout que l’outil de gestion soit capable de les stocker en ligne pour permettre un accès facile depuis n’importe quel support informatique. L’entreprise doit connaître les risques qu’elle encourt en cas de non-respect de ces exigences. Elle doit donc acheter une application qui lui évite une omission des mentions ou une insertion inexacte ou incomplète de celles-ci.

Il est alors indispensable de faire des tests pour vérifier tous ces aspects avant toute acquisition d’un logiciel de facturation certifié. Sachez-le, l’administration fiscale est impartiale pendant un contrôle de routine qui relève des anomalies.

Gagner du temps

Avec le logiciel de facturation certifié, vous avez des modèles de documents qui sont créés pour générer en un temps record les bordereaux des clients. Cet outil favorise aussi leur transformation rapide en devis, bon de commande, bon de livraison, etc. L’exploitation de la dématérialisation reste également un atout important pour la transmission presque instantanée des différents éléments officiels.

Le logiciel de facturation certifié est aussi un outil que vous pouvez lier au logiciel de comptabilité de votre entreprise. Tous ces avantages précités permettent aux dirigeants et collaborateurs de gagner du temps. Ce bénéfice précieux, obtenu grâce à l’utilisation de l’outil informatique certifié de gestion des factures, peut être exploité pour d’autres activités dans l’entreprise.

C’est l’occasion pour votre structure d’entreprendre d’autres projets ou de développer de nouvelles affaires. Ceux-ci ne pourront qu’améliorer votre chiffre d’affaires et les bénéfices générés par votre entreprise.

Autres avantages

Hormis les principaux avantages évoqués précédemment, l’utilisation d’un système informatique certifié de gestion des factures permet aussi d’éviter les erreurs. L’automatisation du processus favorise le report et le calcul de plusieurs données.

Dans ce contexte, il est plus difficile de mal insérer les informations du client. Vous n’avez pas non plus le souci d’un mauvais report du taux de TVA applicable, celui-ci étant pris en charge directement d’après la fiche de renseignements. L’autre avantage de l’utilisation des applications de facturation certifiées est le meilleur suivi des affaires de votre entreprise. Ceci est possible grâce au module de recouvrement des créances que la plupart d’entre elles possèdent.

Cette fonctionnalité vous permet de recevoir des messages d’alerte ou des notifications pour signaler les impayés. Il faut néanmoins un bon paramétrage de votre logiciel au départ pour pouvoir bénéficier de ces différents avantages qui vous sont offerts.

Exemples d’entreprises qui doivent utiliser un logiciel de facturation certifié

Si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA, vous devez utiliser un logiciel de facturation certifié. Une fois que vous traitez avec un particulier, vous devez enregistrer les règlements de votre client. La contrainte d’utilisation d’un système certifié est levée lorsque vous facturez seulement des professionnels. Si vous êtes une structure qui ne soit pas forcément concernée par cette loi, cela n’empêche en rien l’exploitation d’une telle application.

Plusieurs secteurs d’activité comme l’artisanat, l’industrie, l’agriculture ou le commerce doivent obligatoirement avoir un système certifié pour la gestion des factures. Il importe donc que vous vous rapprochiez de votre expert-comptable ou de l’administration des impôts pour avoir une idée claire de la nature de la trésorerie qui vous concerne en matière de TVA. Ceci est important, car vous n’avez pas les mêmes contraintes, que vous soyez prestataire de services ou dans la livraison de marchandises.

Utilisation d’un logiciel de facturation non certifié : quelles sont les conséquences?

Lorsque vous avez une structure qui doit respecter la loi anti-fraude et que vous n’avez pas un outil de gestion des factures certifié, vous vous exposez à des représailles de la part de l’administration financière. Si au cours d’un contrôle inopiné, vous n’êtes pas capable de présenter le document de conformité de votre logiciel ou une attestation de l’éditeur, vous aurez une peine pécuniaire. Celle-ci s’élève généralement à  7500 €.

Une fois l’amende émise, vous avez un délai de 60 jours pour vous conformer à travers l’acquisition d’un logiciel certifié de facturation. Sans oublier que la sanction est fonction du nombre d’outils non appropriés constaté au niveau de votre entreprise. Il est donc très facile de passer du simple au double ou au triple si vos autres applications de gestion ou de comptabilité ne sont pas conformes aussi. Il ne faut surtout pas attendre le préavis avant contrôle pour se mettre en règle.

Il est alors nécessaire que toute entreprise, avant l’acquisition de son logiciel de facturation, puisse vérifier sa conformité. Il suffit de faire une demande de certificat de conformité ou d’attestation individuelle auprès de l’éditeur. Si celui-ci est incapable de vous le fournir, vous devez changer de structure d’acquisition. Autrement, vous risquez un redressement fiscal lors du passage des contrôleurs de l’administration des impôts.

En définitive, le logiciel de facturation certifié est un outil de gestion des clients qui respecte certaines règles de conformité et qui présente plusieurs avantages. Il est indispensable pour les entreprises assujetties à la TVA qui sont sanctionnées par une amende en cas de non-utilisation.




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